Jak zwiększyć sprzedaż? Jak dotrzeć do większej liczby klientów? Jak rozwijać firmę?

Prowadzisz firmę i zadajesz sobie tego typu pytania codziennie. Ale czy łatwo jest rozwiązać te problemy związane z funkcjonowaniem własnego przedsiębiorstwa? Oczywiście, że nie! Lata praktyki oraz setki rozmów przeprowadzonych z przedsiębiorcami pokazały mi, że powyższe pytania to główne kwestie, którymi żyje cały świat biznesu.

Nadają one kierunek rozwoju wielu firmom, a nawet stanowią swoisty cel dla sporej liczby przedsiębiorców. I mimo że uważasz, iż Twoja firma jest inna, bo np. mieści się na parterze, albo masz nowe samochody dostawcze, czy też stosujesz wyjątkowy sposób nakładania drugiej warstwy gruntu pod malowanie ścian w biurowcach – to i tak większość Twoich wysiłków sprowadza się do znajdowania odpowiedzi na przytoczone przeze mnie pytania.

Co to może oznaczać dla Ciebie i Twojej firmy?

Nie tylko sposób myślenia przedsiębiorców jest podobny. Większość firm działa również według podobnych mechanizmów, oczywiście – Twoja także. A to oznacza, że skoro się te procesy powtarzają w prawie każdym przedsiębiorstwie, to można je opisać za pomocą pewnych standardów lub procedur.

Na przykład: dla mechanizmu sprzedaży pojawiają się standardy obsługi klienta, dla rekrutacji – procedury selekcji i wyboru kandydatów, dla podnoszenia jakości produktów – procedury zarządzania jakością itd.

Działania w wielu firmach są podobne i wiesz już, że jedne przynoszą określone, wymierne korzyści, inne – wręcz odwrotnie, mogą pogrążyć Twoj biznes. Odpowiedzi na pytania, co u Ciebie jest OK, a co wymaga zmian, bo przeszkadza Twojemu biznesowi, daje audyt, czyli usługa sprawdzająca stan firmy bądź poszczególnych jej mechanizmów.

Rodzaje audytów

Zależnie od tego, kto przeprowadza taką weryfikację firmy, audyty można podzielić na zewnętrzne lub wewnętrzne. Zewnętrzne wykonywane są przez niezależnych audytorów lub instytucje audytowe. Wewnętrzne audyty natomiast przeprowadzane są przez właścicieli albo pracowników danej firmy.

Oba rodzaje mają swoje wady i zalety. Zewnętrzne prowadzą niezależni konsultanci z wiedzą i doświadczeniem zbieranym wśród różnych firm i branż. Wyniki takich audytów są zatem pełne odniesień zarówno do zewnętrznych, jak i wewnętrznych czynników mających wpływ na mechanizmy funkcjonowania danej firmy. Zajmują więcej czasu i kosztują więcej niż audyty wewnętrzne, pozwalają jednak wyciągnąć wnioski opracowane według odniesienia do najlepszych procedur i standardów, takich jak na przykład ISO czy HACCP.

Wewnętrzne audyty to przede wszystkim kontrole i monitorowanie bieżących działań i procedur, a także wnioski przydatne do poprawienia efektywności procesów zachodzących w firmie. Warto, byś miał odpowiednio przygotowanego audytora wewnętrznego. Jest to tańsze rozwiązanie od przeprowadzenia ustandaryzowanych audytów, jednak stałe i usystematyzowane prowadzenie badań wewnętrznych i obserwacji może dać wystarczające wnioski potrzebne do tego, aby znacząco poprawić wyniki firmy.

Co można badać?

W swojej firmie możesz przeprowadzać różne audyty, m.in. działalności, ekologiczny, energetyczny, etyczny, finansowy, informatyczny, jakości, marketingowy, operacyjny, oprogramowania, personalny, remontowy, systemu, środowiskowy, wiedzy, zgodności itd.

Każdy z nich zajmuje się inną „działką” Twojej firmy i daje inne spojrzenie na jej funkcjonowanie jako całości. Ciekawym rodzajem badania przedsiębiorstwa jest audyt strategiczny, który pozwala odpowiedzieć na pytania o kierunek rozwoju firmy, a wnioski poaudytowe mogą go również sprecyzować na nowo.

Skąd pewność, że audyt może pomóc Twojej firmie?

Dobrze i rzetelnie przeprowadzone badanie audytowe pomaga znaleźć słabe punkty, zagrożenia wewnętrzne i zewnętrzne dla rozwoju danego działu czy też całej firmy. Fakt, że wydanie pieniędzy na coś, czego się nie zna, to trudna decyzja. Mam też świadomość, że to dopiero początek i na razie tylko ogólnie nakreśliłem, czym jest audyt dla firmy.

Ważne zatem, żebyś wiedział także, czym audyt nie jest. A nie jest np. szkoleniem personelu czy też gotowym rozwiązaniem na problemy wykazane w trakcie przeprowadzania wewnętrznego badania. Audyt to wstępna analiza potrzebna do zaprojektowania konkretnych rozwiązań, np. szkoleń, doradztwa biznesowego czy coachingu, które pozwalają skutecznie zmienić elementy bądź zachowania ludzi wymagające poprawy.

Idąc dalej: oznacza to, że wiele firm idzie na skróty, gdy zamawia gotowe rozwiązania, nie korzystając choćby z najprostszych możliwości zbadania kondycji firmy czy działu.

A praktycznie patrząc, tylko wtedy, gdy znasz punkt A, czyli obecne miejsce, w którym jesteś (np. ilość sprzedanych sztuk Twoich produktów), możesz wyznaczyć cel B (np. zwiększenie sprzedaży o 20%) oraz drogę do jego realizacji, czyli sposoby oraz techniki, które przetestujesz i wdrożysz, aby ten cel osiągnąć.

Jaki rodzaj audytu wybrać?

Jako przedsiębiorca oczywiście chciałbyś od razu wiedzieć, jaki rodzaj audytu zastosować, aby mieć jak najlepsze rezultaty. A tutaj najbardziej pasującą odpowiedzią jest: „To zależy”. Ponieważ to faktycznie zależy od tego, czym się zajmujesz i na co w swojej działalności kładziesz nacisk.

Każda z solidnych firm audytowych oczywiście pomoże Ci w wyborze rodzaju badania, które da Ci jak najszybszy zwrot z inwestycji, czyli informację: co jest w porządku, a co jest nie tak, jak być powinno, byś mógł zastosować odpowiednie rozwiązania.

Za miesiąc ukaże się druga część tego artykułu, a w niej będziesz mieć możliwość przeprowadzenia bezpłatnego autoaudytu swojej firmy.